El significado del envío EDI y cómo transforma la logística

La mayoría de las veces, los envíos no se desvían porque un camión llega tarde o porque un contenedor se atasca en el puerto. La mayoría de los problemas comienzan antes de lo que la gente piensa. Un dígito mal colocado puede colarse durante la introducción de datos, o puede que un archivo adjunto quede oculto dentro de un mensaje sin leer. Más adelante, las cosas se desvían debido a la acumulación de pequeños errores. Al principio, parecen demasiado pequeños para importar. Estos errores silenciosos se acumulan lentamente y luego interrumpen las entregas mucho más tarde. Un sistema de envío EDI puede hacerse cargo de las tareas repetitivas, especialmente la entrada de datos, lo que conlleva errores humanos

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Proceso manual versus sistema EDI

Etapa del proceso	Sin EDI (manual)	Con EDI (automatizado)	Riesgo de error	Velocidad	Eficiencia de costos
Entrada de pedidos	Escritura manual a partir de correos electrónicos.	Importación automática desde el sistema.	Alto.	Lento.	Bajo.
Transferencia de datos	Intercambio de correo electrónico/PDF.	Formato de datos estructurados.	Medio-alto.	Medio.	Medio.
Coincidencia de documentos	Comprobación manual.	Validación automática.	Alta.	Lento.	Alto.
Actualizaciones de envíos	Actualizaciones por teléfono o correo electrónico.	Sincronización del sistema en tiempo real.	Medio.	Rápido.	Alto.
Procesamiento de facturas	Apunte contable manual.	Facturas generadas automáticamente.	Alto.	Lento.	Alto.

¿Qué es EDI?

El envío no consiste solo en mover cajas; se trata de llevar consigo todo el papeleo y la información y asegurarse de que no se pierda nada. Los errores en la introducción de datos y la falta de tiempo hacían necesaria la automatización

. El

formulario EDI completo en el envío es intercambio electrónico de datos. Para una empresa, es una forma mejorada de enviar y recibir documentos como pedidos, facturas y actualizaciones de envíos. No hay necesidad de enviar correos electrónicos, archivos PDF ni de que nadie esté sentado allí escribiendo la información una y otra vez. Tiene un impacto notable en la precisión y el flujo

de trabajo.

¿Por qué es importante en el transporte marítimo?

Algunas empresas piensan en el EDI como un programa que se instala, y eso es todo. En lugar de limitarse a enviar archivos, los compradores, los proveedores y todos los involucrados transfieren datos en un formato que ambos sistemas entienden al instante. Por lo tanto, cuando una empresa envía una orden de compra, la otra parte no necesita que una persona la interprete y vuelva a introducir los detalles. El sistema simplemente lo lee y sigue adelante

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El EDI no hace desaparecer a la gente. Copiar y pegar información y verificarla dos veces lo arrastra todo y produce errores. Con el sistema correcto, la información se mueve directamente de un sistema a otro. La lista de documentos que pasan por el sistema de envío EDI es bastante larga. Incluye:

• Órdenes de compra;
• Confirmaciones de pedidos;
• Avisos de envío;
• Facturas;
• Actualizaciones de entrega.

Qué sucede sin el sistema EDI

Probablemente sea bastante obvio que sin EDI, las cosas se complican mucho más y con bastante rapidez. Tienes que hojear un sinfín de correos electrónicos y buscar los archivos adjuntos que faltan. Además, alguien tiene que escribir cada pedido a mano, y ahí es cuando aparece un número o una dirección se confunde. Por lo general, estos errores no se detectan de inmediato y siguen avanzando con el envío. También es posible que tengas un archivo guardado en la bandeja de entrada durante medio día, lo que no parece ser un problema que pueda interrumpir el cronograma de envío. Sin embargo, cuando algo no cuadra más adelante, es cuando comienza la confusión

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¿Cómo reduce el EDI esos problemas

Desafortunadamente, un sistema EDI no puede solucionarlo todo. No obstante, reduce muchos problemas. Cuando los datos se mueven automáticamente, hay menos posibilidades de que se cometan errores humanos. Las cosas también se mueven más rápido. Todos los archivos se envían en el momento en que están listos y no cuando alguien encuentra tiempo para enviarlos. Al mismo tiempo, no estamos diciendo que el sistema vaya a evitar todos los retrasos. Por ejemplo, todavía habrá camiones atascados en el tráfico o con puertos demasiado llenos. Al menos la información no te ralentiza más.

La velocidad es una gran ventaja, pero la confiabilidad es más importante en las operaciones diarias. Las empresas disfrutan de menos retrocesos, de menos llamadas telefónicas para tratar de averiguar qué salió mal y de que dedican mucho menos tiempo a buscar información faltante o incorrecta

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¿Quién usa el EDI en la logística?

Las grandes empresas fueron las primeras, probablemente porque, con miles de transacciones, incluso las más pequeñas ineficiencias son costosas. En estos días, también hemos visto a empresas medianas utilizar el EDI, sobre todo porque sus socios o clientes lo esperan. Las empresas más pequeñas a veces lo adoptan cuando comienzan a crecer y ya no pueden gestionar el papeleo manualmente. En algunos casos, los minoristas y los proveedores de logística solo requieren EDI para trabajar con ellos.

¿Vale la pena para operaciones más pequeñas?

La decisión de usar EDI o no se basa principalmente en el volumen. Si solo envías unos pocos pedidos al mes, es probable que el trabajo de configurar el EDI no dé sus frutos de inmediato. Una vez que tus pedidos comienzan a acumularse, las cosas se salen de control rápidamente. Más pedidos, más errores y más posibilidades de que se interrumpa la comunicación. Entonces, el EDI empieza a tener sentido.

Costos y configuración

El EDI no es plug-and-play. Debe conectar sus sistemas, hacer coincidir los formatos de datos y dedicar tiempo a realizar pruebas para asegurarse de que la información fluya correctamente. Obviamente, también debe pagar por el software, las tarifas de servicio y el soporte continuo. La mayoría de las empresas no se dan cuenta de que también es un cambio para su equipo. Las personas tienen que cambiar su forma de trabajar. Muchas de las tareas relacionadas con la memoria muscular a las que están acostumbrados se automatizan, y eso parece extraño al principio. Esto es más que un proyecto de TI. Afecta a cómo funciona todo en el día a día.

No transforma las cosas de la noche a la mañana. Pero mes tras mes, las ganancias se acumulan. Lo que antes parecía una carga se convierte en una ventaja constante. No pasará mucho tiempo antes de que te des cuenta de que las cosas son más fáciles.

Dónde las empresas tienen problemas con el EDI

Aunque se supone que el software de envío EDI es simple, hay que sortear algunos obstáculos. Un problema común es que no todo el mundo usa exactamente el mismo formato o estándar. Un pequeño desajuste puede causar confusión si nadie lo detecta a tiempo. La integración con sistemas más antiguos también puede ser un problema; a veces, simplemente no funcionan bien con las soluciones actuales

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Como se mencionó anteriormente, siempre está el lado de las personas. Si el equipo no está del todo entrenado o aún no confía en la nueva configuración, los errores se acumulan de todos modos, solo que en una situación diferente. Tu objetivo es conseguir que la tecnología se adapte a la forma en que realmente funciona tu operación

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Conclusión

El sistema EDI no es una solución mágica para todo lo relacionado con el transporte marítimo. No reemplazará la planificación sólida ni el trabajo en equipo. Sin embargo, el trabajo diario es más eficiente. Como lo demuestra la experiencia, la comunicación se hace más estable y los errores disminuyen. Además, la información fluye sin que nadie tenga que buscarla.

Para algunos, cambiar a EDI es imprescindible. Para otros, solo vale la pena cuando el negocio realmente comienza a crecer. De cualquier manera, es uno de esos cambios que apenas se notan una vez que están ahí, excepto cuando recuerdas lo difíciles que solían ser las cosas. Regresar no es algo que quieras hacer.